De diepte in met contractormanagement

De jaarlijkse Safety Maturity Tool werd dit jaar vergezeld van een ‘verdiepingsmodule’. Bij Vopak Vlaardingen zaten vrijdag 30 juni medewerkers uit alle lagen van de organisatie bij elkaar om te discussiëren over contractormanagement.

Namens de onafhankelijke auditor Royal HaskoningDHV, leidde Irina Anokhina het gesprek. “Dit jaar hebben we voor de vijfde keer de SMT-audit uitgevoerd”, leidde Anokhina de sessie in. De dag tevoren was de integriteit van de hardware van Vopak Vlaardingen beoordeeld, met een Kiwa-auditor erbij. Anokhina: “Ik heb samen met de SHEQ-manager, HR en met de opleidingscoördinator het software-deel gedaan. Het idee van een verdiepingsmodule is om met een groep mensen van verschillende disciplines uit het bedrijf het gesprek aan te gaan over één bepaald onderwerp. Op deze manier kunnen we samen nadenken over mogelijke verbeterpunten.”

De kern van de discussie is welke plek er voor veiligheid is in de samenwerking met aannemers”, vertelt Jan Meijdam (Manager SHEQ, Vopak Vlaardingen). Meijdam: “Het begint er al mee dat er veel veiligheidseisen zijn waar aannemers aan moeten voldoen om de klus te krijgen. Tijdens de uitvoering houdt de opdrachtgever toezicht en geeft aan dat aannemers iedereen mogen aanspreken op het gebied van veiligheid.” In de praktijk blijkt echter dat aannemers hier best moeite mee hebben, zo laten de andere deelnemers aan de verdiepingssessie weten. “Er is bij aannemers een enorme drempel om een opdrachtgever aan te spreken op iets wat niet goed gaat”, aldus Wout van der Pijl (maintenance supervisor technical department). “Binnen Vopak hebben we een aanspreekcultuur en we willen de aannemers ook echt uitnodigen om ons aan te spreken.”

Incidenten beter melden
Gert-Jan Crucq (program manager veilig werken met aannemers, Vopak) geeft een voorbeeld uit de praktijk: “Ik word wel aangesproken als ik onveilig gedrag vertoon, maar melden in het systeem, dat is nog een stap verder. Ik denk wél dat we onze processen op orde hebben, maar de kwalitatief goede uitvoering daarvan kan nog beter. Incidentmeldingen zijn nog niet goed geregeld,” aldus Crucq. “De aannemers maken meldingen in hun eigen systemen, niet in onze systemen. Aannemers zijn verplicht volgens VCA om meldingen bij te houden en dat gebeurt ook. Maar die informatie wordt niet uitgewisseld. Het zou mooi zijn als we de systemen van aannemers en opdrachtgevers kunnen koppelen.”

Naast meldingen – en de daarvoor noodzakelijke open veiligheidscultuur – is ook het opleidingsniveau van de aannemers belangrijk. Jan Meijdam: “We checken de certificaten van alle aannemers. Ook worden de aannemers voorgelicht over de belangrijkste veiligheidsregels. Het begint al bij de contractfase en bij het contracteren van een leverancier worden alle trainingen SHE-requirements en terminalreglementen rondom veiligheid meegenomen. Voor projecten heb je een VGA-plan waar alles in staat. Iedereen die hier op het terrein komt krijgt een poort-instructietraining, specifiek voor lokale Vopak-situaties, gebaseerd op onze ‘Vopak safety regulations’.”

De slagboom gaat niet open
Vopak Vlaardingen neemt het toetsen van de kwalificaties zo serieus dat het bedrijf daarmee zélf soms in de problemen kan komen. Een aannemer wordt uitsluitend op de terminal toegelaten als hij slaagt voor de instructietraining. Jan Meijdam: “En het komt nog regelmatig voor dat contractors of chauffeurs niet slagen. Terecht overigens. Als iemand de poortinstructies niet begrijpt dan vraag ik me af of ze de werkinstructies dan wel kunnen begrijpen.”

In de praktijk gaat het zover dat voor elke medewerker van een aannemer aan de poort gecheckt wordt of hij een basisopleiding veiligheid VCA gehaald heeft. “De einddatum van de opleiding wordt aan de poort ingevoerd, en als die datum niet klopt, krijgt de betreffende persoon geen toegang tot de terminal. Als je op de zwarte lijst bent gezet, na het begaan van een zware overtreding op één van de Vopak terminals, dan wordt dat doorgegeven aan alle Vopak terminals in Nederland.” Crucq: “Ook voor schippers geldt dat. We zijn nu zover dat als we een schipper moeten aanspreken op het niet correct dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen, bij de twee keer aanspreken wordt de operatie een uur lang stilgelegd.”

 

FacebookTwitterGoogle+LinkedIn
Meer Nieuws
Nieuws | Veilig

Votob schept duidelijkheid in overvulbeveiliging

Er zijn verschillende configuraties die gebruikt worden om een onafhankelijke overvulbeveiliging te realiseren. Samen met I-SZW heeft Votob gewerkt aan een serie afbeeldingen die de juiste en onjuiste maatregelen tegen overvullen in beeld brengen.

“De vraag of een bedrijf een onafhankelijke overvulbeveiliging heeft, is niet simpelweg met ‘ja’ of ‘nee’ te beantwoorden”, zegt Hennie Holtman (adviseur milieu en veiligheid bij Votob). “Die beveiliging bestaat namelijk uit een samenspel van verschillende technische componenten. Er zijn verschillende configuraties die een juiste manier van overvulbeveiliging vormen.”

Tijdens een workshop bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid in 2016, kwam aan het licht dat er verschil van mening bestond tussen bedrijfsleven en inspectie over wat goede en onafhankelijke overvulbeveiliging precies inhoudt. Hennie Holtman: “Terwijl het bedrijf ervan overtuigd was de boel op orde te hebben, keurde de inspectie de overvulbeveiliging tóch af. Het leek me daarom goed om eens met een aantal mensen uit de tankopslag en een aantal van de inspectiediensten bij elkaar te gaan zitten om de verschillende configuraties door te spreken.”

Dit initiatief van Holtman leidde onlangs tot een visueel overzicht van alle technische methoden die gebruikt kunnen worden als ‘maatregelen tegen overvullen’. “Voordeel van dit overzicht is dat het in één oogopslag duidelijk is wat een goede manier van beveiligen is”, zegt Hennie Holtman. “Zo voorkomen we oeverloze discussies en zelfs rechtszaken. En bedrijven steken geen geld in beveiligingsmethoden die niet de goedkeuring van I-SZW hebben.”

Binnenkort zal het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid zélf ook een mail uitsturen aan de betrokken industriepartijen om hen te informeren over de nieuwe visuele handleiding voor overvulbeveiliging. In de zomer van dit jaar zal I-SZW van start gaan met een nieuw toezichtsproject gericht op de maatregelen tegen overvullen van opslagtanks.

FacebookTwitterGoogle+LinkedIn
Nieuws | Educatief

VOTOB Academy: hoe rooster je medewerkers uit?

VOTOB Academy is een feit, elke week melden nieuwe studenten zich aan voor de opleiding of voor losse onderdelen daarvan. Die kennishonger bij hun medewerkers stelt tankopslagbedrijven voor nieuwe problemen: hoe maak je een passend werkrooster met al die studerende medewerkers? Nel Kranendonk (Rubis Terminals) weet wat het is om in de roosters hiermee rekening te houden.

“Momenteel hebben we twee mensen die de tweejarige opleiding procesoperator Tankopslag B doen en volgende maand begint er nog ééntje. Daarnaast zijn er twee medewerkers die een losse module volgen. Dat klinkt misschien niet veel, maar dat is toch tien procent van het totaal aantal werknemers bij Rubis”, vertelt Kranendonk.

Studeren gaat prima ’s nachts
Voor de studenten die de module volgen, geldt dat ze geen klassikale lessen hoeven te volgen. Daarom is het voor hen mogelijk om de studie in de rustige uurtjes te doen, bijvoorbeeld tijdens de nachtdiensten. Nel Kranendonk vertelt dat de teamleider hen dan helpt bij de leerstof. “Met overhoren bijvoorbeeld, dat gaat prima ’s nachts.” Voor de studenten die de volledige opleiding doen, is het anders: die moeten immers met een docent praktijkopdrachten op de terminal uitvoeren en kunnen dan niet tegelijkertijd aan het werk zijn.

“Ik probeer de shifts vier à vijf maanden vooruit te plannen, zodat de andere medewerkers weten dat ze op het moment van de lessen geen vrij kunnen nemen”, vertelt Kranendonk. Als de lesdag toevallig op een vrije dag valt, dan heeft de student ‘gewoon pech’. Tot nu toe heeft Nel Kranendonk nog geen problemen ondervonden met het uitroosteren van de studenten. “De eersten zijn op 1 maart begonnen, de eerste drie maanden zitten erop en het loopt op rolletjes.”

De jongens springen voor elkaar in
De reacties van de studenten zijn tot nu toe heel positief, alhoewel ze de studiedagen wel lang vinden, weet Kranendonk. “En het kost het bedrijf best een hoop geld om iemand eens in de twee weken een hele dag vrij te maken en het is tenslotte ook in ieders belang dat het kennisniveau van de medewerkers op peil blijft.”

Voor Kranendonk is het uiteindelijk simpel: “Als iemand naar school gaat, dan houd je daar gewoon rekening mee. Het is ook wel de mentaliteit van ons bedrijf dat de jongens voor elkaar inspringen als er één naar school gaat of ziek is. Bij Rubis werken, voelt toch een beetje als een familieband. Ik wil niet te zoetsappig klinken, maar mensen helpen elkaar gewoon.”

FacebookTwitterGoogle+LinkedIn
Nieuws | Educatief

Vaker professioneel vlooien

Mensen voelen zich superieur aan andere apen, maar wat veiligheid en leiderschap betreft, kunnen wij heel wat leren van onze ‘familieleden’. De VOTOB Milieu- en Veiligheid-commissie trok daarom naar Dierenpark Amersfoort.

“Wat onze DNA-structuur betreft, zijn wij mensen méér verwant aan de chimpansee dan de chimpansees en de gorilla’s onderling.” Trainer Daniel Seesink (BewustZoo) is van oorsprong gedragsbioloog, maar helpt tegenwoordig bedrijven te kijken naar ‘bio-logisch’ leiderschap. Aan de hand van het gedrag van apen, kunnen wij onze samenwerking op de werkvloer beter begrijpen.

In het kader van Veiligheid Voorop schreef Daniel Seesink een essay over zijn biologische kijk op veiligheid en leiderschap. Wie de mensapen goed bestudeert ziet dat de positie van leidinggevende een hiërarchische positie is, maar wel een positie die de leider voortdurend moet zien te behouden. De leidinggevende is afhankelijk van het draagvlak dat hij of zij (bij de Bonobo’s zijn het niet de mannetjes, maar de vrouwtjes die de alfa-positie innemen) heeft bij de groep.

Maar de leider heeft met verschillende typen mensen in zijn groep te maken. Niet iedereen wordt op eenzelfde manier gemotiveerd. “Aan de hand van functionele MRI-scans kun je vastleggen wat er in de hersenen plaatsvindt”, vertelt Seesink. “Mensen hebben verschillende ‘aan- en uitknoppen’. De kunst van leiderschap is de juiste aan- en uitknop van de ander te kunnen vinden.”

Sommige mensen worden vooral gemotiveerd door beloning. Dit correspondeert met de accumbens in de hersenen, het gebied dat ook in verband wordt gebracht met verliefdheid en verslaving. Andere mensen laten zich vooral sturen door de amygdala, het zogenaamde angstcentrum. Deze mensen worden gemotiveerd door datgene wat hen veiligheid oplevert. Tot slot is er een groep mensen die vooral door sociale interactie gemotiveerd wordt. Dit wordt in de hersenen in de premotorische schors gelokaliseerd.

Daniel Seesink betoogt dat er in biologische zin maar drie redenen zijn die menselijk gedrag sturen: beloning, angst of sociale interactie. Het heeft weinig zin om een sociaal gemotiveerde werknemers met een beloning tot bepaald gedrag proberen aan te zetten. Een succesvolle leider weet bij wie hij op welke ‘knop’ moet drukken.

“Net als bij de apen, draait het bij mensen in een groep letterlijk en figuurlijk om een veilige omgeving”, stelt Seesink. In zo’n veilige omgeving voelen medewerkers zich vrij om elkaar aan te spreken op gedrag. En liefst in het openbaar, “Waarbij je natuurlijk kritiek wel positief moet blijven formuleren.” 

Maar hoe ontdek je de biologische motivatie van je collega’s? Volgens Seesink kan ‘professioneel vlooien’ hierbij een uitkomst bieden. “Ga eens vaker de dialoog aan met mensen, maak eens een praatje met iemand over zijn of haar interesses. Op die manier ontstaat een vertrouwensband.” Het vlooien kan natuurlijk ook met branchegenoten: een volgende VOTOB-ledenvergadering biedt hiervoor zeker gelegenheid.

 

 

FacebookTwitterGoogle+LinkedIn