Veilig samenwerken heeft nieuwe woorden nodig

‘Elkaar aanspreken’ op onveilig gedrag, is dat eigenlijk wel zo’n neutrale term? Bij onderhouds- en installatiebedrijf Croonwolter&dros hebben ze het liever over ‘elkaar coachen’ want ‘aanspreken’ klinkt directief. Gelijkwaardigheid is een kernbegrip in de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers in de tankopslag. Ook in je woordgebruik kun je gelijkwaardigheid benadrukken, zo bleek op de bijeenkomst van Votob en VOMI over ‘veilige ketensamenwerking’ op 12 september.

“Eind 2016 zijn Votob en VOMI gaan daten”, vertelt Votob-directeur Sandra de Bont. “Nu hebben we echt een relatie met elkaar en durven we elkaar steeds meer dingen te zeggen.

Na het ‘daten in de keten’ in december 2016 zijn Votob en VOMI op een nieuw punt in de onderlinge relatie aangekomen. Votob-directeur Sandra de Bont: “December vorig jaar begonnen we met de vraag ‘wat vind je wel en niet leuk aan elkaar’. Deze keer gaan we een stapje verder en proberen we elkaar aan te spreken op wat we wél en níet leuk vinden aan elkaar.”

Toon interesse in de ander

Tijdens de bijeenkomst in het Zuidpleintheater in Rotterdam vertelden vertegenwoordigers van tankopslagbedrijven en van contractors hoe veiligheid door hen in de praktijk wordt gebracht. Michiel Taalman (Vopak) begon met de constatering dat het aantal ongevallen onder contractors ongeveer 2,5 keer zo hoog ligt als bij het eigen personeel. Om de veiligheid van contractors te vergroten, is Vopak onder meer bezig om de poortinstructies bij alle terminals gelijk te trekken. Taalman: “De basis-veiligheidsregels moeten overal hetzelfde zijn. Verder proberen we zoveel mogelijk de pieken en dalen uit het werk van de contractors te halen en hebben we op verschillende niveaus overlegmomenten ingevoerd.”

Van Vopak ging het woord vervolgens naar Tom Buitenhuis (Croonwolter&dros). “Het gelijktrekken van poortinstructies heeft voor ons een groot voordeel qua inzetbaarheid”, aldus Buitenhuis. “Verder denken wij dat het veiliger wordt wanneer onze betrokkenheid ook in het voortraject groter wordt, dan kunnen we eventuele risico’s meteen bespreekbaar maken.” Diverse aannemers zitten bij Vopak gezamenlijk in een TOS team (Trends On Safety), zodat de opdrachtgever vanuit verschillende invalshoeken input krijgt. Bij het melden van incidenten worden alle partijen gehoord, zodat een eerlijke en afgewogen melding ontstaat.

Voor Tom Buitenhuis is ‘elkaar aanspreken’ wanneer het fout gaat, een verkeerde benadering. “Wij denken steeds in termen van coachen. Iemand aanspreken begint altijd met interesse tonen in de persoon. Zeg duidelijk wat je denkt dat er beter kan, maar sta tegelijk open voor feedback. Op die manier creëer je gelijkwaardigheid.”

Alle medewerkers het hok in

Net als de bedrijven Vopak en Croonwolter&dros, hebben ook opslagbedrijf MOT en onderhoudsbedrijf Enigma een langdurige onderlinge samenwerking. “Met 39 dedicated crude tanks, hebben we een groot, maar relatief eenvoudig bedrijf”, vertelt Kees Bevaart (HSSEQ Supervisor MOT). Over de mensen van onderhoudsbedrijf Enigma zegt hij: “Het zijn eigenlijk ook gewoon MOT’ers, onze contractors. Op het gebied van veiligheid hebben we gezamenlijk met onze contractors de zogenaamde ‘MOT Basics’ opgesteld. We hebben op een middag alle medewerkers het hok in gejaagd en gevraagd wat nou de essentiële veiligheidselementen zijn. Op die punten handhaven we nu streng.”

Guido van den Broek Humphrey (KVGM-manager at Enigma Nederland) neemt vervolgens het woord. “Wij zijn een bedrijf dat zich gespecialiseerd heeft in tankreiniging. We streven er niet naar de grootste te zijn, maar we willen de veiligste zijn. Enigma heeft een eigen normen en waarden programma: wij hebben onze eigen veiligheidsstandaard en als de klant een legere standaard hanteert, dan gaan wij niet naar beneden.”

Natuurlijk, een gezamenlijke kantine

Een structurele samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer blijkt positieve effecten te hebben voor veiligheid. Van den Broek Humphrey: “We investeren in vaste mensen op vaste locaties, om te voorkomen dat er fouten gemaakt worden. Daarnaast streven we naar voortdurende verbetering, evaluaties samen met de klant. Ook als er verbeterpunten zijn, delen we dat met onze klanten.” Bevaart kan dat bevestigen: “Vaste mensen en betrokkenheid is een groot voordeel. Er is dagelijks contact op de werkvloer. En natuurlijk hebben we een gezamenlijke kantine waar de mensen elkaar tegenkomen.”

MOT-mensen en Enigma mensen ontmoeten elkaar informeel, maar natuurlijk zijn er ook formele contactmomenten. Tijdens een periodiek overleg met de contractors worden controles en werkplekinspecties besproken. Kees Bevaart: “Enigma mensen komen onaangekondigd en rapporteren hun bevindingen vervolgens aan ons. We betrekken de contractors ook bij ons vooroverleg. Wij vinden het belangrijk dat de vent die straks de tank in gaat samen met de terminal managers om tafel zit voor de kick off-meeting.”

Angst is de slechtste motivatie

Na de presentaties bogen alle deelnemers zich over de vraag hoe je een informele sfeer kunt creëren waarbinnen het makkelijker wordt om veiligheidsissues te bespreken. “Begin er eens mee om gezamenlijke inspectierondjes te lopen”, zegt Menno Koppe (HSEQ coördinator Hertel). “Maar dan niet een snel rondje dat bedoeld is om je target te halen.”

Een ander leerpunt dat naar voren kwam: een angstcultuur in een bedrijf is het slechtste voor de veiligheid. “Je hebt altijd een hiërarchische relatie en nieuwe contractors zullen moeten wennen aan een open veiligheidscultuur. Mensen die een afrekencultuur gewend zijn, zullen terughoudend zijn om incidenten te melden”, stelt Kees Bevaart.  Maar hoe moet je die openheid bevorderen? “Als mensen dingen achterhouden, confronteer ik ze daar keihard mee. Maar wel vanuit de intentie dat je een langdurige werkrelatie met elkaar hebt.”

Menno Koppe haalt ten slotte George Orwell’s Animal Farm aan: “Het is dodelijk als je als opdrachtgever zegt ‘alle dieren zijn gelijk’, maar je behandelt aannemers anders dan je eigen personeel. Dat ondermijnt alles wat je zorgvuldig hebt opgebouwd.”

FacebookTwitterGoogle+LinkedIn
Meer Nieuws
Nieuws | Veilig

Votob schept duidelijkheid in overvulbeveiliging

Er zijn verschillende configuraties die gebruikt worden om een onafhankelijke overvulbeveiliging te realiseren. Samen met I-SZW heeft Votob gewerkt aan een serie afbeeldingen die de juiste en onjuiste maatregelen tegen overvullen in beeld brengen.

“De vraag of een bedrijf een onafhankelijke overvulbeveiliging heeft, is niet simpelweg met ‘ja’ of ‘nee’ te beantwoorden”, zegt Hennie Holtman (adviseur milieu en veiligheid bij Votob). “Die beveiliging bestaat namelijk uit een samenspel van verschillende technische componenten. Er zijn verschillende configuraties die een juiste manier van overvulbeveiliging vormen.”

Tijdens een workshop bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid in 2016, kwam aan het licht dat er verschil van mening bestond tussen bedrijfsleven en inspectie over wat goede en onafhankelijke overvulbeveiliging precies inhoudt. Hennie Holtman: “Terwijl het bedrijf ervan overtuigd was de boel op orde te hebben, keurde de inspectie de overvulbeveiliging tóch af. Het leek me daarom goed om eens met een aantal mensen uit de tankopslag en een aantal van de inspectiediensten bij elkaar te gaan zitten om de verschillende configuraties door te spreken.”

Dit initiatief van Holtman leidde onlangs tot een visueel overzicht van alle technische methoden die gebruikt kunnen worden als ‘maatregelen tegen overvullen’. “Voordeel van dit overzicht is dat het in één oogopslag duidelijk is wat een goede manier van beveiligen is”, zegt Hennie Holtman. “Zo voorkomen we oeverloze discussies en zelfs rechtszaken. En bedrijven steken geen geld in beveiligingsmethoden die niet de goedkeuring van I-SZW hebben.”

Binnenkort zal het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid zélf ook een mail uitsturen aan de betrokken industriepartijen om hen te informeren over de nieuwe visuele handleiding voor overvulbeveiliging. In de zomer van dit jaar zal I-SZW van start gaan met een nieuw toezichtsproject gericht op de maatregelen tegen overvullen van opslagtanks.

FacebookTwitterGoogle+LinkedIn
Nieuws | Educatief

VOTOB Academy: hoe rooster je medewerkers uit?

VOTOB Academy is een feit, elke week melden nieuwe studenten zich aan voor de opleiding of voor losse onderdelen daarvan. Die kennishonger bij hun medewerkers stelt tankopslagbedrijven voor nieuwe problemen: hoe maak je een passend werkrooster met al die studerende medewerkers? Nel Kranendonk (Rubis Terminals) weet wat het is om in de roosters hiermee rekening te houden.

“Momenteel hebben we twee mensen die de tweejarige opleiding procesoperator Tankopslag B doen en volgende maand begint er nog ééntje. Daarnaast zijn er twee medewerkers die een losse module volgen. Dat klinkt misschien niet veel, maar dat is toch tien procent van het totaal aantal werknemers bij Rubis”, vertelt Kranendonk.

Studeren gaat prima ’s nachts
Voor de studenten die de module volgen, geldt dat ze geen klassikale lessen hoeven te volgen. Daarom is het voor hen mogelijk om de studie in de rustige uurtjes te doen, bijvoorbeeld tijdens de nachtdiensten. Nel Kranendonk vertelt dat de teamleider hen dan helpt bij de leerstof. “Met overhoren bijvoorbeeld, dat gaat prima ’s nachts.” Voor de studenten die de volledige opleiding doen, is het anders: die moeten immers met een docent praktijkopdrachten op de terminal uitvoeren en kunnen dan niet tegelijkertijd aan het werk zijn.

“Ik probeer de shifts vier à vijf maanden vooruit te plannen, zodat de andere medewerkers weten dat ze op het moment van de lessen geen vrij kunnen nemen”, vertelt Kranendonk. Als de lesdag toevallig op een vrije dag valt, dan heeft de student ‘gewoon pech’. Tot nu toe heeft Nel Kranendonk nog geen problemen ondervonden met het uitroosteren van de studenten. “De eersten zijn op 1 maart begonnen, de eerste drie maanden zitten erop en het loopt op rolletjes.”

De jongens springen voor elkaar in
De reacties van de studenten zijn tot nu toe heel positief, alhoewel ze de studiedagen wel lang vinden, weet Kranendonk. “En het kost het bedrijf best een hoop geld om iemand eens in de twee weken een hele dag vrij te maken en het is tenslotte ook in ieders belang dat het kennisniveau van de medewerkers op peil blijft.”

Voor Kranendonk is het uiteindelijk simpel: “Als iemand naar school gaat, dan houd je daar gewoon rekening mee. Het is ook wel de mentaliteit van ons bedrijf dat de jongens voor elkaar inspringen als er één naar school gaat of ziek is. Bij Rubis werken, voelt toch een beetje als een familieband. Ik wil niet te zoetsappig klinken, maar mensen helpen elkaar gewoon.”

FacebookTwitterGoogle+LinkedIn
Nieuws | Educatief

Vaker professioneel vlooien

Mensen voelen zich superieur aan andere apen, maar wat veiligheid en leiderschap betreft, kunnen wij heel wat leren van onze ‘familieleden’. De VOTOB Milieu- en Veiligheid-commissie trok daarom naar Dierenpark Amersfoort.

“Wat onze DNA-structuur betreft, zijn wij mensen méér verwant aan de chimpansee dan de chimpansees en de gorilla’s onderling.” Trainer Daniel Seesink (BewustZoo) is van oorsprong gedragsbioloog, maar helpt tegenwoordig bedrijven te kijken naar ‘bio-logisch’ leiderschap. Aan de hand van het gedrag van apen, kunnen wij onze samenwerking op de werkvloer beter begrijpen.

In het kader van Veiligheid Voorop schreef Daniel Seesink een essay over zijn biologische kijk op veiligheid en leiderschap. Wie de mensapen goed bestudeert ziet dat de positie van leidinggevende een hiërarchische positie is, maar wel een positie die de leider voortdurend moet zien te behouden. De leidinggevende is afhankelijk van het draagvlak dat hij of zij (bij de Bonobo’s zijn het niet de mannetjes, maar de vrouwtjes die de alfa-positie innemen) heeft bij de groep.

Maar de leider heeft met verschillende typen mensen in zijn groep te maken. Niet iedereen wordt op eenzelfde manier gemotiveerd. “Aan de hand van functionele MRI-scans kun je vastleggen wat er in de hersenen plaatsvindt”, vertelt Seesink. “Mensen hebben verschillende ‘aan- en uitknoppen’. De kunst van leiderschap is de juiste aan- en uitknop van de ander te kunnen vinden.”

Sommige mensen worden vooral gemotiveerd door beloning. Dit correspondeert met de accumbens in de hersenen, het gebied dat ook in verband wordt gebracht met verliefdheid en verslaving. Andere mensen laten zich vooral sturen door de amygdala, het zogenaamde angstcentrum. Deze mensen worden gemotiveerd door datgene wat hen veiligheid oplevert. Tot slot is er een groep mensen die vooral door sociale interactie gemotiveerd wordt. Dit wordt in de hersenen in de premotorische schors gelokaliseerd.

Daniel Seesink betoogt dat er in biologische zin maar drie redenen zijn die menselijk gedrag sturen: beloning, angst of sociale interactie. Het heeft weinig zin om een sociaal gemotiveerde werknemers met een beloning tot bepaald gedrag proberen aan te zetten. Een succesvolle leider weet bij wie hij op welke ‘knop’ moet drukken.

“Net als bij de apen, draait het bij mensen in een groep letterlijk en figuurlijk om een veilige omgeving”, stelt Seesink. In zo’n veilige omgeving voelen medewerkers zich vrij om elkaar aan te spreken op gedrag. En liefst in het openbaar, “Waarbij je natuurlijk kritiek wel positief moet blijven formuleren.” 

Maar hoe ontdek je de biologische motivatie van je collega’s? Volgens Seesink kan ‘professioneel vlooien’ hierbij een uitkomst bieden. “Ga eens vaker de dialoog aan met mensen, maak eens een praatje met iemand over zijn of haar interesses. Op die manier ontstaat een vertrouwensband.” Het vlooien kan natuurlijk ook met branchegenoten: een volgende VOTOB-ledenvergadering biedt hiervoor zeker gelegenheid.

 

 

FacebookTwitterGoogle+LinkedIn